• Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności, Alma Spei Hospicjum dla Dzieci jako Administratora danych osobowych (dalej: „Administrator”) przetwarza Państwa dane osobowe zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa.

Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych, czyli ich poufność, dostępność, integralność, a także rozliczalność prowadzonych przez siebie działań. Aby procesy przetwarzania były dla Państwa przejrzyste, w ramach niniejszej polityki prywatności przedstawiono najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania przez Administratora na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”).

 

• Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Alma Spei Hospicjum dla Dzieci z siedzibą w Krakowie 31-234 przy ul. Dożynkowej 88a. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą się Państwo z nami kontaktować również mailowo pod adresem poczty elektronicznej: hospicjum@almaspei.pl.

• Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

W zależności od Państwa relacji z Administratorem, Administrator realizując swoje funkcje, przetwarza Państwa dane osobowe w celach i zakresach wymienionych poniżej.

 

1. Osoby wspierające Administratora finansowo – dokonujące bezpośrednich darowizn, dokonujące darowizn przez stronę Administratora lub przez strony współpracujące, w tym umożliwiające organizację zbiórek

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

• Celem przetwarzania danych osobowych są działania mające na celu zawarcie umowy i realizację umowy z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
• Dane osobowe są przetwarzane w celach związanych z dochodzeniem i obroną roszczeń, co stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Celem przetwarzania jest realizacja uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na podziękowaniu za wsparcie oraz na informowaniu dotychczasowych darczyńców o nowych zbiórkach i możliwości dalszego wsparcia działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kontakt z darczyńcami może następować za pośrednictwem wiadomości e-mail,  połączeń telefonicznych, wiadomości SMS lub pocztą tradycyjną.
• Dane osobowe są przetwarzane w celach statystycznych i analitycznych, mających na celu udoskonalanie działań prowadzonych przez Administratora, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kategorie osób

• Administrator przetwarza dane następujących kategorii osób:
  darczyńców dokonujących darowizn przez stronę Administratora lub przez strony współpracujące, w tym umożliwiające organizację zbiórek – będących osobami fizycznymi, w tym działającymi w charakterze reprezentantów osób prawnych.

Kategorie danych osobowych

• Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko,
• przynależność do określonej organizacji lub przedsiębiorstwa
• adres zamieszkania,
• numer rachunku płatniczego, nazwa podmiotu, który go prowadzi (np. banku),
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• alfanumeryczny identyfikator darowizny nadany przez dostawcę usług płatniczych,
• wybrane cyfry z numeru karty płatniczej, są one różne w zależności od dostawcy usługi płatniczej,
• dane osobowe objęte treścią reklamacji, wniosków, zapytań dotyczących umów darowizny,
• inne dane, jakie przekazano w ramach ewentualnej reklamacji, wniosku, zapytania,

Okres przechowywania danych

• W przypadku zawarcia z Administratorem umowy dane osobowe są przetwarzane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z umowy roszczeń oraz upływu terminów wynikających z przepisów podatkowych, zależnie od tego, który ze wskazanych okresów będzie okresem dłuższym.
• Dane przetwarzane w celach statystycznych i analitycznych będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia dokonania ostatniej darowizny przez osobę, której dane dotyczą.

 

2. Osoby przekazujące 1,5% podatku dochodowego, które wyraziły zgodę na udostępnienie Administratorowi ich danych osobowych

Cel przetwarzania i podstawa prawna

• Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
• Celem przetwarzania jest realizacja uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na podziękowaniu za wsparcie oraz na informowaniu dotychczasowych darczyńców o nowych zbiórkach i możliwości wsparcia działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kontakt z darczyńcami może następować za pośrednictwem wiadomości e-mail,  połączeń telefonicznych, wiadomości SMS lub pocztą tradycyjną.
• Dane osobowe są przetwarzane w celach statystycznych i analitycznych, mających na celu udoskonalanie działań prowadzonych przez Administratora, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kategorie osób

• Administrator przetwarza dane następujących kategorii osób:
  osoby przekazujące 1,5% podatku dochodowego.

Kategorie danych osobowych

• Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko,
• adres,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane osobowe objęte treścią reklamacji, wniosków, zapytań związanych z przekazaniem 1,5% podatku dochodowego,
• inne dane, jakie przekazano w ramach ewentualnej reklamacji, wniosku, zapytania,

Okres przechowywania danych

• • Dane osób, które wyraziły na to zgodę w zeznaniu podatkowym, przekazane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 5 lat.
  • Dane osobowe przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora będą przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania w dowolny sposób, że nie życzą sobie Państwo pozostawać z Administratorem w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez Administratora działaniach.

• Po wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń, w zależności, który termin jest dłuższy.

3. Osoby kontaktujące się z Administratorem telefonicznie, pisemnie w formie papierowej lub elektronicznej (e-mail, SMS, MMS)

Cel przetwarzania i podstawa prawna

• Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia rozmów telefonicznych, prowadzenia korespondencji SMS, korespondencji w formie wiadomości e-mail lub w formie listów, w szczególności w celu udzielania odpowiedzi na pytania osób kontaktujących się, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane osobowe przetwarzane są również w celu informowania o możliwości włączenia się w działania statutowe Administratora, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora ( 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Informacje na temat celu przetwarzania danych zawartych w treści korespondencji i powiązanych podstaw prawnych podano w pozostałych częściach klauzuli informacyjnej (w zależności od tego, czego dotyczy korespondencja).

Kategorie osób

• Administrator przetwarza dane następujących kategorii osób:
  osoby fizyczne, w tym osoby fizyczne działające w imieniu osób prawnych, kontaktujące się z Administratorem

Kategorie danych osobowych

• Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko,
• przynależność do określonej organizacji lub przedsiębiorstwa,
• adres,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• inne dane, jakie przekazano w ramach korespondencji,

Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych stanowiących treść korespondencji jest uzależniony od celu przetwarzania danych, którego dotyczy dana korespondencja, jednak nie dłuższy niż 5 lat.

4. Współpracownicy Alma Spei Hospicjum dla Dzieci

Cel przetwarzania i podstawa prawna

• Celem przetwarzania danych osobowych są działania mające na celu zawarcie umowy i realizację umowy z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
• Dane osobowe są przetwarzane w celach związanych z dochodzeniem i obroną roszczeń, co stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

• Celem przetwarzania jest realizacja uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na umożliwieniu kontaktu ze współpracownikami Administratora w celach związanych z prowadzeniem działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kategorie osób

• Administrator przetwarza dane następujących kategorii osób:
  osoby fizyczne, w tym przedstawiciele osób prawnych współpracujące z Administratorem

Kategorie danych osobowych

• Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko,
• przynależność do określonej organizacji lub przedsiębiorstwa,
• adres,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• inne dane, jakie przekazano w ramach współpracy,

Okres przechowywania danych

• W przypadku zawarcia z Administratorem umowy dane osobowe są przetwarzane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z umowy roszczeń oraz upływu terminów wynikających z przepisów podatkowych, zależnie od tego, który ze wskazanych okresów będzie okresem dłuższym.
• Dane osobowe przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora będą przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania Administratorowi w dowolny sposób, że nie życzą sobie Państwo pozostawać w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez Administratora działaniach.
• Po wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń, w zależności, który termin jest dłuższy.

 

5. Profile i komunikatory w mediach społecznościowych

Cel przetwarzania i podstawa prawna:

• Dane są przetwarzane w celu umożliwienia kontaktu z Administratorem oraz prowadzenia działań promocyjnych, analitycznych i statystycznych umożliwiających użytkownikom portali społecznościowych prowadzenie aktywności na profilu, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane są przetwarzane w celu przedstawienia użytkownikom portali społecznościowych informacji oraz aktywności na profilu Administratora w związku z promowaniem działalności Alma Spei Hospicjum dla Dzieci, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane osobowe mogą być przetwarzane w celach związanych z dochodzeniem i obroną roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kategorie osób

• Użytkownicy mediów społecznościowych, którzy wchodzą z Administratorem w interakcje w mediach społecznościowych.

Kategorie danych osobowych

• Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• imię,
• nazwisko,
• nick,
• wizerunek,
• informacje dostępne w ramach profilu w medium społecznościowym,
• dane przekazane w wiadomościach lub komentarzach.

Okres przechowywania danych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia celu, w jakim zostały zebrane, a przynajmniej do czasu wniesieniu sprzeciwu, tj. okazania Administratorowi w dowolny sposób, że użytkownik mediów społecznościowych nie życzy sobie pozostawać w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez Administratora działaniach. Po wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze i związanych z nimi roszczeniami.

 

• Odbiorcy danych

W uzasadnionych przypadkach Administrator może ujawnić dane osobowe następującym podmiotom:

• organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów – jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych,
• podmiotom audytującym działalność Administratora,
• podmiotom współpracującym z Administratorem w ramach kampanii promujących działalność Administratora, w tym podmiotom wspierającym Administratora w ustalaniu grup docelowych, do których kierowane są kampanie promujące,
• podmiotom realizującym w imieniu Administratora wysyłkę korespondencji w formie wiadomości e-mail, SMS, listów, obejmującą materiały informacyjne oraz materiały promujące Administratora,
• podmiotowi świadczącemu usługi księgowe, kadrowe lub prawne,
• firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe.

 

• Prawa osób, których dane są przetwarzane

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania swoich danych osobowych,
• usunięcia swoich danych osobowych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, składając sprzeciw, należy wskazać jego przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją),
• przenoszenia swoich danych osobowych,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, tam gdzie podstawą do ich przetwarzania była udzielona zgoda

Nadto przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

• Źródło pozyskania danych

Jeśli Państwa dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio, to pozyskane zostały od partnerów Alma Spei Hospicjum dla Dzieci od kontrahentów, banków i operatorów płatności lub od Naczelnika Urzędu Skarbowego, w przypadku osób, które wyraziły zgodę na udostępnienie danych przy przekazaniu na rzecz Alma Spei Hospicjum dla Dzieci części swojego podatku.

• Czy Podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Administratora z wymogów prawa. W pozostałym zakresie (w szczególności w ramach przetwarzania związanego z promowaniem działań Administratora) podanie danych jest dobrowolne.

• Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich. Mając jednak na uwadze usługi świadczone przez podwykonawców Administratora przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Administrator może zlecać wykonanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Państwa danych poza obszar EOG, do USA.

Wobec USA Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. Decyzja obejmuje firmy uczestniczące w programie Data Privacy Framework. Administrator współpracuje jedynie z firmami uczestniczącymi w tym programie.

• Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Jeśli Państwa dane będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji powodującej skutki prawne lub podobnie istotny wpływ, podejmowanie takich decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w treści regulaminu, umowy lub klauzuli zgody, o której wyrażenie Administrator zwróci się w odrębnym oświadczeniu.

 

• Zmiana Polityki Prywatności

W związku z tym, iż Administrator regularnie dokonuje przeglądów i aktualizuje niniejszą Politykę prywatności, istnieje możliwość jej zmiany. Zapoznanie się z aktualną treścią Polityki prywatności jest możliwe na stronie internetowej Administratora: www.almaspei.pl

Polityka Prywatności Alma Spei Hospicjum dla dzieci, wersja z maja 2025 r.